Vous êtes une copropriété et devez mettre en place des prestation de nettoyage : ce guide pratique vous aidera à comprendre les obligations légales concernant l’entretien des parties communes en copropriété, à mettre en place l’organisation pratique appropriée, et à clarifier lle cahier des charges, ainsi que les modalités de contrôle et de suivi budgétaire.

I. Les obligations légales encadrant l’entretien des parties communes en copropriété

1. Parties communes d’immeubles : de quoi parle-t-on ?

Dans le cadre d’une copropriété, les parties communes désignent les éléments de l’immeuble affectés à l’usage ou à l’utilité de l’ensemble des copropriétaires. Selon l’article 3 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, cela inclut notamment les sols, les cours, les parcs, les voies d’accès, les murs porteurs, les toitures, les escaliers, les couloirs, les ascenseurs, les canalisations collectives, ainsi que les équipements communs comme les chaufferies ou les systèmes de ventilation.

Le règlement de copropriété précise généralement la liste des parties communes et peut définir des parties communes à usage exclusif, comme un jardin ou une terrasse accessible uniquement à un copropriétaire, sans pour autant en transférer la propriété.

2. Le syndic de copropriété : les gardiens du temple !

Le syndic, qu’il soit professionnel ou bénévole, c’est un peu le conseil des sages de l’immeuble. Il est responsable de la conservation, de l’entretien et de l’administration des parties communes. A ce titre, il exécute les décisions de l’Assemblée Générale, gère les contrats d’entretien, tient la comptabilité et veille à la sécurité et à la salubrité des lieux. En somme, c’est lui qui s’assure que l’immeuble ne tombe pas en ruine et que les escaliers ne se transforment pas en piste de ski.

L’article 14 stipule que le syndic est responsable des dommages causés aux copropriétaires ou aux tiers par le vice de construction ou le défaut d’entretien des parties communes.

3. Les sanctions en cas de manquement : quand la négligence coûte cher…

Un défaut d’entretien des parties communes peut avoir des conséquences fâcheuses.

Selon l’article 18 de la loi de 1965, le syndic doit veiller à l’entretien courant de l’immeuble. Un manquement peut conduire à sa révocation par l’Assemblée Générale ou à une action en justice pour obtenir des dommages et intérêts.

En effet, le syndic de copropriété peut voir sa responsabilité engagée en cas de défaut d’entretien des parties communes ou de manquement à ses obligations. Des sanctions administratives peuvent également être appliquées en cas de non-respect des normes de sécurité ou d’hygiène, telles que des amendes ou des injonctions de mise en conformité.

En clair, mieux vaut prévenir que guérir… c’est à dire payer une amende salée !

II. Organisation pratique de l’entretien des parties communes en copropriété 🧹

1. Les tâches incontournables : du balai à la tondeuse

L’entretien des parties communes ne se limite pas à passer un coup de balai dans le hall d’entrée. Il englobe une variété de tâches essentielles pour garantir un cadre de vie agréable et sécurisé :

• Nettoyage régulier : sols, vitres, rampes d’escalier, poignées de porte, ascenseurs, boîtes aux lettres, interphones, etc.
• Entretien des équipements : maintenance des ascenseurs, chaudières, systèmes de ventilation, installations électriques.
• Petites réparations : remplacement d’ampoules, réparation de fuites mineures, réfection de joints.
• Entretien des extérieurs et des espaces verts : nettoyage des extérieurs, tonte de pelouse, taille des haies, désherbage, arrosage.
• Gestion des déchets : nettoyage et désinfection des conteneurs, sensibilisation au tri sélectif.

Un entretien régulier permet de prévenir les dégradations et les réparations coûteuses à long terme, tout en assurant la sécurité des occupants et des visiteurs. Sans oublier que des parties communes mal entretenues dévalorisent votre bien immobilier.

2. Fréquence et calendrier : le tempo de la propreté en copropriété

La fréquence des interventions dépend de plusieurs facteurs : taille de l’immeuble, nombre de résidents, présence d’espaces verts, etc. Voici quelques repères pour orchestrer un entretien efficace :

• Nettoyage des parties communes intérieures : au moins une fois par semaine pour garantir un niveau de propreté satisfaisant.
• Entretien des ascenseurs : mensuel, avec des vérifications régulières pour assurer leur bon fonctionnement.
• Nettoyage des parties extérieures : chaque trimestre, en fonction des saisons et des conditions météorologiques.
• Entretien des espaces verts : variable selon la saison, avec une attention particulière au printemps et en été.

Le règlement de copropriété peut également préciser la fréquence et les modalités d’entretien des parties communes. La fréquence des prestations de nettoyage dépend de l’intensité de passage dans la zone concernée, en gardant à l’esprit l’optimisation des ressources des copropriétaires : un hall d’entrée sera nettoyé tous les jours, alors qu’un couloir secondaire pourra être entretenu toutes les semaines.

3. Choix des prestataires : trouver la perle rare pour entretenir votre copropriété

Vous pouvez faire le choix d’intégrer un personnel interne pour réaliser le nettoyage des parties communes de vos immeubles, ce qui est souvent pratique pour les petites copropriétés, ou faire appel à une société spécialisée. Choisir un prestataire externe est souvent la garantie d’un travail irréprochable, d’équipements adaptés et de l’usage de produits certifiés.

Le choix d’un prestataire pour l’entretien des parties communes est une étape cruciale. Voici quelques conseils pour sélectionner le bon partenaire :

• Évaluer la réputation et les références : demander des références, consulter les avis en ligne, visiter des sites entretenus par le prestataire.
• Analyser l’offre de services et le coût : vérifier que l’offre inclut tous les services nécessaires, évaluer la flexibilité et la personnalisation des prestations, comparer les tarifs.
• Examiner les aspects contractuels : durée du contrat, modalités de renouvellement, obligations des parties, pénalités en cas de non-respect.
• Suivi et évaluation des performances : mettre en place des indicateurs de performance, recueillir les retours des résidents, organiser des réunions régulières avec le prestataire.

Vous pouvez contacter La Rationnelle pour vous conseiller dans ce choix.

III. Identification des besoins et modalités de contrôle et de coûts pour l’entretien de votre copropriété

1. L’élaboration du cahier des charges pour l’entretien de votre coproriété

Un cahier des charges précis détaillera toutes les prestations de nettoyage attendues (balayage, lavage, désinfection, …) sur les différentes zones qui composent votre copropriété, ainsi que la fréquence souhaitée et le niveau de qualité attendu. En fonction de tous ces paramètres, l’entreprise de nettoyage met en plage un planning d’intervention, qui sert de référence à chacun de ses agents d’entretien.

2. Les modalités de contrôle des prestations de nettoyage

La qualité attendue doit être contrôlée régulièrement, lors de contrôles qualité réalisés par les représentants de l’entreprise de nettoyage en présence (ou pas) de représentants du syndic de copropriété. Ces éléments doivent être précisés dans le cahier des charges, de même que la fréquence des contrôles attendus ou les spécificités particulières telles que la diffusion de comptes-rendus (trimestriel, semestriel, …). Cela vous permet de détecter d’éventuelles défaillances et d’envisager avec le prestataire la mise en place d’actions corrective.

Pour cela, certaines entreprises de nettoyage telles que La Rationnelle ont doté leurs personnel d’outils numériques afin de faciliter les contrôles, ainsi que la remontée d’information et la traçabilité.

3. Les coûts liés au nettoyage de vos copropriétés

Assurer la propreté des parties communes de votre copropriété est essentiel, mais cela représente un coût, qui devra être réparti équitablement entre les copropriétaires, selon le principe des tantièmes. Afin de gérer ce budget au mieux et en totale transparence, n’hésitez pas à demander des offres détaillées aux prestataires de nettoyage consultés, afin de comprendre les spécificités de chaque proposition, en particulier les considérations environnementales et la nature des produits d’entretien utilisés. Ainsi par exemple, des produits écologiques semblent plus chers à l’achat, mais peuvent apporter un véritable agrément aux résidents.

Afin de réduire les coûts, vous avez plutôt intérêt à choisir un prestataire capable d’assurer des prestations variées, et par exemple de prendre en charge les travaux plus occasionnels tels que le décapage des sols, le nettoyage des vitres ou des parkings, … au-delà des prestations d’entretien ménager courant.

Le suivi budgétaire des prestations de nettoyage doit être abordé en Assemblées générales en toute transparence.

Conclusion

Un contrat d’entretien bien défini et bien négocié s’avère nécessaire pour assurer la propreté et l’hygiène des parties communes, tout en protégeant les intérêts des copropriétaires et en garantissant une gestion efficace du service de nettoyage. Cela constitue un élément important pour la qualité de vie des résidents au sein de la copropriété.

Pour tout conseil, n’hésitez pas à contacter https://www.la-rationnelle.com/